Rédiger un appel d’offre : 2ème étape – Après la rédaction du cahier des charges, comment déployer un TMS ?

Nous continuons notre série d’articles consacrés à la préparation et au déroulement d’un appel d’offre TMS pour aujourd’hui aborder ensemble la phase post appel d’offre.

Déployer ou changer un TMS est un projet qui peut s’avérer complexe.  Il va nécessiter, comme nous l’avons déjà vu, une bonne préparation en amont afin d’assurer le déploiement d’un outil  fonctionnel adapté. Il sera également important de bien évaluer / anticiper la charge que ce projet va générer en interne. Mais également prévoir l’organisation et les ressources nécessaires à sa bonne exécution. 

En effet, la clé de la réussite d’un projet IT nécessite d’anticiper l’ensemble des missions attendues lors des étapes de cadrage, de développement et de déploiement.

Le cadrage, une étape importante servant à  s’accorder sur le besoin client détaillé

Cette seconde phase appel d’offre / post-sélection d’un éditeur va être structurante. C’est lors de celle-ci que vous allez être accompagnés afin de mener l’analyse fonctionnelle de votre besoin. Comme nous le dit Grégoire Garcia ”C’est réellement à partir de ce moment-là, que le TMS est intégré dans la chronologie de la chaîne logistique du client”.

Vous allez balayer conjointement le périmètre de l’appel d’offre afin de vous assurer que l’expression des besoins détaillés correspond à celui-ci.

L’éditeur va ainsi revoir avec vous :

• Les volumétries d’étiquettes / colis
• Les temps de réponses attendues sur l’éditique
• Les interfaçages à réaliser et le mapping des flux IT
• L’architecture du modèle de données (où le TMS va chercher les informations relatives aux colis)
• La définition des rôles entre les outils (en somme, qui fait quoi entre le WMS, l’ERP et le TMS)
• Les transporteurs et niveaux de services associés
• Les questions relatives au calcul des poids / volumes des colis

Cette étape permet à l’éditeur de réajuster son planning et d’ajuster sont chiffrages aux besoins attendus par le client. Lors de cette revue, il est possible que vous identifiiez en tant que client des transporteurs qui n’ont pas été intégrés au cahier des charges initial ou encore, qu’au fil des discussions avec les équipes de l’éditeur vous intégriez de nouvelles fonctionnalités à la liste des livrables finaux.

Il n’y a pas de mal à cela. Le seul point important à ce stade est qu’il faut être clair et en accords sur les réajustements nécessaires.

La nécessité de bien prendre la temporalité du flux en compte

Il est important lors du design détaillé de s’attarder sur un point : l’intégration de la notion de temporalité dans vos flux.

En effet, tout au long de votre processus logistique, vous allez enchaîner un ensemble d’étapes qui vont vous permettre en bout de chaîne d’avoir un colis préparé qui sera ensuite étiqueté puis shipé (expédié)

Néanmoins, la partie éditique sur un TMS n’est pas instantanée.  Il faudra en fonction de la manière dont vous fonctionnez avec vos transporteurs, regarder comment intégrer votre TMS dans le flux. Je m’explique.

Si vous travaillez via  le transporteur X avec un fonctionnement en “plage colis”, dans ce cas, celui-ci vous met à disposition toute une plage de numéros de colis pré-générés. Par conséquent, votre TMS va prendre un à un les numéros de colis déjà générés au fur et à mesure de vos expéditions. Il les transmet ensuite à la bonne imprimante. Ce fonctionnement est rapide et adéquat dans le cas d’une installation mécanisée par exemple.

En revanche si vous fonctionnez sur un modèle “Web Service” avec un de vos transporteurs, vous demandez pour chacun des colis un nouveau numéro qui sera généré par le transporteur puis, transmis par échange de données au TMS et enfin, rerouter ce flux vers l’imprimante souhaitée. Autant dire que cela peut occasionner quelques secondes de temps d’attente.

Les questions à se poser au moment de la phase de design détaillé sont donc :

• Est-ce que mon processus est compatible avec le fonctionnement du transporteur ?
• Dois-je changer certaines étapes de mon processus afin d’éviter des temps d’attente en entrepôt ?

Selon Grégoire Garcia :

“Il peut être intéressant parfois de repenser sa chaîne logistique. Il est important donc de se poser la question :si mon architecture transport génère des secondes d’attente, comment je les mets à contribution, par quel moyen  je n’en fais pas un temps d’attente ?Dois-je peser mes colis avant de finir le colisage ? De manière générale, je prépare mon colis, je le ferme, je le pèse, et ensuite j’appose l’étiquette. Mais dans le cas où ma manière de fonctionner génère du temps d’attente, est -ce que cela ne vaut pas le coup de faire plutôt les étapes dans un ordre différent ? De type : préparation colis, pesée, fermeture et étiquetage. On permet ainsi de maintenir un processus fluide sans temps d’attente pour l’opérateur.

La chronologie est importante. Elle ne parait pas mais il faut y penser et se mettre d’accord dessus. La phase d’analyse fonctionnelle est le bon moment car nous n’avons encore rien installé, ni paramétré à ce stade du projet”

Grégoire GARCIA – Directeur Général KLS GrouP

Analyse fonctionnelle : une implication et une charge qui va grandement dépendre des besoins métier

Paramétrage des transporteurs, du standard mais une charge a bien anticipé

La réalisation de l’analyse fonctionnelle va donc vous permettre de rentrer dans le détail des attentes en matière de paramétrage transporteur.

Cette étape est primordiale pour le bon fonctionnement de votre futur TMS. Comme évoqué plus haut, il pourra comprendre les tâches suivantes :

• le paramétrage des expéditeurs, des comptes transporteurs, des niveaux de services (pour rappel, il y a autant de couple service / expéditeur que vous avez des services de livraison différents)
• l’intégration des règles de gestion liées à l’impression d’étiquettes
• l’intégration des règles de gestion liées à la sélection des transporteurs (dans certains cas, il sera demandé que tel ou tel flux soit expédiés par un transporteur spécifique)
• l’intégration des règles de gestion spécifiques au besoin du client (intégration de la réglementation ADR par exemple)
• l’intégration des grilles tarifaires et donc également, tout le potentiel travail de normalisation entre les différentes grilles.

En complément du paramétrage réalisé en interne, il faudra également voir avec les différents transporteurs pour faire en sorte que l’ensemble des systèmes d’informations communiquent entre eux via des interfaces. Bien que les transporteurs soient habitués à travailler les éditeurs TMS dans tous les cas du paramétrage et des tests sont à réaliser. Ces étapes vous exposent à des délais incompressibles qui, malgré tout, sont au fil des années facilitées par le déploiement d’API standard (notamment chez les grands transporteurs).

Enfin, concernant les tests à réaliser une fois l’ensemble des interfaces développées, certains transporteurs ont recours à l’envoi de colis physiques pour contrôler / valider la réception des étiquettes transporteur. D’autres en revanche, passeront par une impression et un contrôle manuel sans envoyer dans le réseau de colis. Il convient donc de bien se renseigner en amont afin de l’intégrer à votre planning.

Il est courant de prévoir un à deux mois de mise en place suivant la complexité et le nombre de transporteurs à intégrer. Ce délai sera aussi largement impacté par la charge du côté des transporteurs… car vous n’êtes sûrement pas le seul client à faire évoluer ses outils !

Tout au long de l’appel d’offre, du cadrage et du déploiement les équipes informatiques devront être mobilisées afin que l’ensemble du matériel puisse être installé, paramétré et testé avant le “go live”.