La trousse à outils du Lean : le management visuel

« Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours.  »

de Napoléon Bonaparte

Si vous faites de rapides recherches sur internet au sujet du management visuel, vous vous rendrez rapidement compte que, suivant les personnes ou l’entreprise, il peut regrouper plus ou moins d’outils. Cette publication va se concentrer sur l’outil « management visuel » déployé dans le cadre du Lean et non sur le concept général qui englobe le 5S.

La publication de ce jour va donc s’articuler autour de trois parties. Dans un premier temps, nous allons voir ensemble ce qu’est le management visuel. Dans un deuxième temps, nous nous attarderons sur la façon dont il se déploie sur le terrain. Et enfin,  enfin je clôturerais cet article par une brève conclusion.

I°) Manager visuellement… ? Késako ?

Tout comme son nom l’indique, le management visuel est un outil composé d’affichages d’indicateurs accessibles aux opérationnels.  Ceux-ci y trouveront un ensemble d’informations qui leur sera utile au quotidien.

Dans le cadre de mon expérience au sein du groupe VELUX j’ai rencontré cet outil sous la forme d’un grand tableau regroupant les indicateurs clés du secteur. Ce tableau était mis à jour régulièrement par les employés et/ou managers (de manière hebdomadaire). Il permettait :

–          d’avoir une meilleure visibilité de l’activité en représentant graphiquement les données [courbes d’évolution de la productivité ou des rejets qualité…]

–          de détecter rapidement les dérives du processus, de la machine ou encore du secteur par rapports aux standards en place [reporting des performances et comparaison par rapport aux standards…]

–          d’identifier les causes racines des dérives constatées [formulaires de recherches des causes…]

–          de cadrer l’environnement de travail [affichages des procédures d’utilisation des équipements…]

–          de représenter l’organisation, les flux et les interconnections [affichage des organigrammes, affichage de la cartographie du secteur …]

Outre l’aspect opérationnel, le management visuel est également un excellent moyen pour présenter rapidement un secteur à de nouveaux employés, visiteurs ou auditeurs. Il permet d’avoir une vision à 360 degrés de l’activité d’un service. Néanmoins, comme toute information, il est aisément possible de faire de la poudre aux yeux ;).

II°) Et sur le terrain, ca donne quoi ?

Comme nous l’avons vu ci-dessus, un « espace management visuel » sera composé en premier lieux d’indicateurs ! (oui mais d’accord.. mais quoi donc comme indicateurs ??)

Et bien, ceux-ci doivent permettre de détecter les dérives du système (que ce soit un écart par rapport à un objectif ou alors) où de lister les améliorations (le nombre de solutions apportées à des problèmes rencontrés). Presque tout, vous m’avez bien entendu, presque tout peut être suivi visuellement tant que cela est cohérent avec la stratégie de l’entreprise ! (je vous invite à vous replonger dans l’article « In KPI’s we trust ») 

[Quelques exemples rencontrés : le taux d’absentéisme, le taux de rebuts, le nombre d’améliorations apportées, le nombre d’arrêts de chaîne, la productivité moyenne…]

Une fois les indicateurs mis en place, il vous faudra faire vivre l’ensemble. C’est-à-dire mettre à jour régulièrement et que l’encadrement s’investisse afin qu’il y est une dynamique. Une grande partie de ce type de projet sombre dans l’oubli car, une fois mis en place, aucun suivi n’est fait.

Parallèlement à ces indicateurs, il vous faudra définir ce qu’on appelle dans le cadre du management visuel les « responsabilités journalières ».

Ce sont en fait une série de tâches suivant la démarche PDCA (Plan, DO, Check, Act) et se matérialisent sous la forme :

–           de revues journalières / hebdomadaires (de type réunion d’équipes).

–          de mise en place d’actions correctives et de leur suivi.

–          de répartition des tâches au sein de l’équipe (qui met à jour l’affichage ?, qui calcule les différents indicateurs ?….).

Enfin, le troisième élément se compose de « Kamishibai ». Ce terme japonais signifiant « théâtre de papier » et se déploie en entreprise sous la forme de carte de deux couleurs (vert et rouge) derrière lesquelles sont inscrites les instructions du point critique ou process. Elles servent ensuite à mener à bien des « audit localisés » de manière cyclique.

Si l’audit se révèle non satisfaisant, le côté rouge de la carte sera mis en évidence sur le tableau de mangement visuel. Cela signifiera donc qu’il faudra déployer des actions correctives. Si en revanche l’audit est concluant, le côté vert de la carte sera mis en évidence [NB : cette dernière méthode peut aussi être rencontrée sous le nom de : Méthode rouge/vert].

Dans des entreprises ou de plus en plus, les managers croulent sous l’information, le management visuel apporte une solution à la fois à l’encadrement en lui permettant d’avoir les informations clés rapidement en se rendant sur le terrain,  mais aussi aux opérationnels en leur donnant la possibilité de suivre leurs performances tout en étant acteur dans l’amélioration de celles-ci.

Le management visuel est pour moi un outil à utiliser car il permet d’investir le personnel, de le responsabiliser et d’accroître sa motivation en lui permettant de donner un sens à toutes les actions qu’il mène pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise.