L’EDI (échange de données informatisées ou electronic data interchange) est le terme utilisé pour désigner l’échange d’informations entre 2 systèmes informatiques. Dans le cas du transport, ils servent donc à faire communiquer le système informatique du chargeur avec celui du transporteur. L’un va envoyer les ordres de transport et l’autre fournira entre autres en retour les informations de suivi de colis.

Le premier avantage d’un EDI est la dématérialisation des documents dans l’optique du paperless (zéro papier). Il permet donc une automatisation du traitement des informations. L’EDI garantit l’interopérabilité entre les systèmes d’information des différentes parties prenantes. Il assure également une sécurité dans la saisie et la transmission des données (réduction des erreurs de saisies et gain de temps).

L’EDI est à la base un fichier standardisé qui permet à un système de transmettre les informations dans un format défini qui pourra être interprété et intégré par le système qui le reçoit. C’est le cas du fichier plat (fichier de type csv par exemple) encore largement utilisé. Cependant avec la progression du tout numérique et la quantité d’information croissante à transmettre, les fichiers sont devenus structurés et normés (les informations sont présentées dans des balises qui hiérarchisent le message).

De nombreux transporteurs ont développé leur format EDI spécifique (La poste, UPS, DHL, TNT…). Dans ce cas, les TMS qui souhaitent s’interfacer avec leur système doivent programmer des EDI respectant leur cahier des charges. D’autres transporteurs eux ont fait le choix de s’orienter vers des EDI normalisés et ont rejoint l’association GTF (Groupement des Transporteurs Français) rassemblant des professionnels du transport et de la logistique qui a élaboré une norme INOVERT basée sur la norme EDIFACT des Nations Unis. La norme EDIFACT a permis d’élaborer des standards EDI en prenant en compte les particularités de chaque secteur d’activité. Elle propose ainsi un catalogue de messages standardisés selon les besoins :

  • INVRPT – Inventory Report – Etat des stocks
  • ORDERS – Order – Commande
  • DELFOR – Delivery schedule– Programme de Livraison
  • DELJIT – Delivery Just In Time– Appel de Livraison
  • DESADV – Despatch Advice – Avis d’expédition
  • INVOIC – Invoice – Facture
  • ORDCHG – Order Change – Modification de commande
  • ORDRSP – Order response – Réponse à la commande

De la même manière, GTF propose les formats :

  • DISPOR et IFCSUM pour les instructions d’expédition
  • REPORT pour le suivi des évènements de livraison

L’avantage de ces normes est qu’elles font évoluer les messages en fonction des exigences du secteur (normes de sécurité pour les matières dangereuses, détail de colisage pour les douanes…)

Avec le développement du réseau internet, les EDI prennent une nouvelle forme en se basant sur des services web (API). Les systèmes ne communiquent plus en échangeant des fichiers par dépose-récupération mais en interagissant l’un avec l’autre sous forme questions-réponses. On gagne ainsi en fiabilité et en temps : les erreurs de données sont signalées immédiatement au chargeur et non plus une fois le colis chez le transporteur.

Comment se formalisent les EDI dans le cadre d’un TMS chargeur  ?

Il existe plusieurs types d’EDI au niveau TMS mais les 2 principaux sont :

  • L’EDI dit d’annonce (ordres d’expéditions) : le TMS chargeur annonce au transporteur les colis qui vont lui être remis (numéro de suivi colis, destination, poids, dimensions…). 
  • L’EDI dit de retour (tracking) : A chaque événement de suivi du colis (arrivée en agence, départ d’une agence, départ en tournée de livraison…) le système du transporteur envoie l’information via EDI au système du donneur d’ordre.

Les EDI de type fichier transitent en général par des systèmes de type FTP. Côté TMS chargeur l’EDI est généré au départ du camion. L’EDI est alors soit intégré automatiquement au système d’information du transporteur auquel cas les colis sont automatiquement reconnus sur le réseau de celui-ci, soit intégré à l’arrivée du camion en agence. Dans tous les cas le transfert de l’EDI doit se faire avant l’arrivée des colis en agence sous peine de voir les colis bloqués à quai.

Une fois pris en charge par le transporteur, les colis sont donc acheminés à leurs lieux de destination. A chaque manipulation des colis sur le réseau (départs/arrivées dans les agences des transporteurs, départ en tournée de livraison, avis de passage, représentations) les codes à barres de suivi sont scannés et les actions correspondantes sont stockées dans le système d’information du transporteur. Ces différents événements sont alors consultables sur les sites de suivi des transporteurs et sont également retournés par EDI au TMS du chargeur. L’expéditeur dispose d’un outil centralisant l’état des livraisons de ses colis pour chacun de ses transporteurs. Il peut ainsi être alertés en cas d’anomalie (retard, blocage..) ou simplement répondre plus facilement à ses clients.

Le TMS peut également aller plus loin en termes d’échange de données informatisés. Des EDI peuvent être mis en place pour gérer des demandes de retour, des instructions de livraison,  des demandes de ramasse ou d’enlèvement client… En retour il peut aussi intégrer des plans de transport, des preuves de livraison, des factures… Des EDI sont également possibles entre système de la chaine logistique du chargeur : du TMS vers le WMS, vers l’ERP pour remonter notamment les informations de tracking qui pourront alors être partagées avec le client ou les services intéressés.

Le web service Vs EDI : Quelle différence ?

Le webservice est une application distante qui peut être interrogée via le web. A la manière d’un site internet qui affiche du contenu lorsqu’on renseigne une url, le webservice va retourner des informations à l’envoi d’une requête. 

L’avantage de cette méthode par rapport aux EDI type fichier est donc la réactivité : la réponse est immédiate. De la même manière qu’une communication téléphonique est plus rapide qu’un échange de plusieurs mails. 

De plus en plus de transporteurs optent pour cette solution qui leur permet de ne plus être dépendant des mises à jour des TMS vis-à-vis de leur cahier des charges. Et ce notamment sur les étiquettes et plan de transport. Une mise à jour de la maquette d’étiquette chez le transporteur est alors répercutée immédiatement chez tous ses clients. Cela élimine le traitement des erreurs d’étiquetage (code routage incorrect, problème de numéros de suivi…) chez le transporteur. Cela assure également au transporteur des données plus fiables pour le traitement des colis (contrôle de la présence de toutes les informations obligatoires pour la livraison, les matières dangereuses et les douanes) permettant ainsi au transporteur de proposer une meilleure qualité de service.

L’inconvénient à ce système est par contre une dépendance plus forte au web. Une panne internet ou une mauvaise qualité du réseau peuvent générer des problématiques de préparation des colis coté chargeur. Dans ce cas bien précis,  les colis ne pourront pas être étiquetés étant donné que les étiquettes sont fournies pas le webservice.