Déployer ou changer un TMS est un chantier qui nécessite une bonne préparation en amont. Que ce soit dans le Retail, en industrie ou dans le secteur du e-commerce, le transport est une part importante des coûts logistiques. De plus, il est bien souvent sous-traité ce qui entraîne une “non maîtrise” en propre des flux. Pourtant, la livraison est souvent le reflet de la qualité de service de l’entreprise. Dans le cadre d’un appel d’offre il convient donc de bien monitorer et piloter l’ensemble.

Avec notre partenaire KLS, nous allons proposer à travers plusieurs articles les étapes clés pour bien préparer votre cahier des charges avant de vous lancer dans un éventuel appel d’offre TMS (la seconde étape après la rédaction du cahier des charges).

Avant de vous lancer dans une appel d’offre, posez-vous et faites le point sur vos priorités et votre maturité

Déployer une solution TMS nécessite comme tout autre logiciel, d’allouer des moyens et des ressources mais également d’avoir une réflexion claire en amont. Dans ce contexte, et avant de se lancer dans un chantier de ce type, il est impératif de bien faire un bilan de la maturité de votre entreprise.

Le premier point à regarder se situera en amont dans la chaîne de valeur. Où en est votre entreprise en matière de digitalisation ? Avez-vous un WMS pour le traitement de vos opérations en entrepôt où êtes-vous encore sur une préparation manuelle ?

Comme nous l’expliquait Grégoire Garcia, Directeur Général de KLS TRANSPORT :“Il faut se poser en regardant en détail quel maillon de votre chaîne logistique est le plus faible”. Car si vous organisez et gérez l’ensemble de vos expéditions manuellement, il est judicieux de revoir en premier votre logistique amont !

Macrin Jozwiak - Unsplash

Une fois cet état des lieux réalisé, il vous faudra également regarder si vous n’avez pas en interne de projet de déploiement d’ERP. En effet, dans le cas où un projet de ce type avance en parallèle, il est plus averti d’attendre sa livraison pour vous lancer dans le déploiement d’un TMS. Cela vous évitera de potentielles modifications imprévues et, de consommer inutilement des ressources. Un conseil donc, rebouclés bien avec la DSI de votre entreprise ou, du siège (si vous êtes une filiale), afin de vous assurer que vous avez connaissance de l’ensemble des projets IT à venir. Enfin, il sera important en interne de se poser avec les différents acteurs concernés pour bien cibler les objectifs / besoins fonctionnels de chaque métier. Il est essentiel pour la réussite de votre projet d’avoir une vision claire de ce que vous souhaitez faire. En fonction de votre cible, la question se posera de savoir si vous souhaitez partir sur un TMS Chargeur ou Affreteur.

Une fois cette synthèse faite en interne, vous pourrez vous lancer dans la préparation d’éléments qui fluidifieront les échanges avec les éditeurs lors de votre appel d’offres.

Préparation de l’appel d’offre : bien anticiper les données à transmettre afin de gagner du temps

Comme dans tout chiffrage de nouveau projet, il sera nécessaire de transmettre aux équipes projets (internes et externes) un certain nombre de données. Ces données permettront de construire au mieux la solution cible que vous déploierez mais également pour l’éditeur, de “sizer” au mieux l’offre qu’il vous proposera.

Dans le cadre du dimensionnement d’un TMS, il sera indispensable de préparer en amont les données suivantes :

  • Le nom des transporteurs que vous utilisez (La Poste, DHL, Mondial Relais…) et les niveaux de services associés (Domicile, Relais, 24h…). Il pourrait être intéressant de fournir une matrice Transporteurs / Services car ce point sera très dimensionnant en termes de temps de paramétrage et de développement
  • Les volumétries d’expédition en nombre de colis et / ou étiquettes. La maille de la donnée peut varier suivant les éditeurs (unité d’expédition / unité de facturation)
  • Les volumes annuels en nombre de colis / étiquettes (Année N-1 + Année N + projections à trois ans)
  • Les volumes annuels en nombre de colis / étiquettes par couple Transporteur / Service (Année N-1 + Année N + projections à trois ans)
  • Les typologies d’expéditions ( affrètements / expéditions) et la part d’activité sur chacune d’elles
  • Le nombre d’expéditeurs. Par expéditeurs, nous entendons le point de départ de la marchandise en termes d’entité légale (exemple : si vous avez deux sites logistiques côtes à côtes sur un même campus mais avec deux adresses légales différentes, ce sera donc deux expéditeurs)
  • La liste des logiciels qui seront amenés à interagir avec le TMS (Autre TMS ? ERP ? WMS ?…)
  • Les spécificités liées à vos sites de production / logistiques. Nous entendons par là, préciser si vos sites sont mécanisés sur l’expédition, si vous avez du tri automatisé, du convoyage, des spécificités sur votre processus d’étiquetage des colis…
  • Les besoins clés en matière de temps de réponse pour la partie d’éditique (quel est le débit de données nécessaire pour sortir mon étiquette afin que cela soit compatible avec mon processus ?). Si mon TMS est hébergé en cloud, nous aurons peut-être un temps de réponse qui sera plus long et incompatible avec un flux mécanisé…
  • Des précisions sur le rôle de chaque outil et sur qui sera en position de “master” dans votre architecture (Le TMS Pilote ? Le WMS ? le WCS ? …)
  • Les éventuels besoins en matériel d’éditique
  • Les besoins “Business” spécifiques (remontés de données transporteurs pour votre front office, remontés de données vers votre SAV…)

L’implication des bonnes personnes, une des clés de la réussite de votre projet

Vous l’aurez compris en lisant l’ensemble des données & points qui sont à préparer en amont, un appel d’offre va solliciter un certain nombre d’acteurs en interne.

Voici une liste (non exhaustive) des personnes-clés qui seront à impliquer dans la préparation de votre appel d’offre :

  • Le directeur logistique
  • Le directeur transport (il peut-être le même que le directeur logistique suivant la taille de l’entreprise)
  • Le directeur système d’information (ou le cas échéant, la personne ayant la vision la plus large du SI Logistique)
  • Le responsable du front office
  • Le responsable ADV

Nous le verrons par la suite, d’autres acteurs seront à impliquer dans les étapes qui suivront de votre appel d’offre.