Les pics saisonniers sont pour certains secteurs à Noël, à Pâques où encore lors des soldes… Dans tous les cas, ils sont un défis pour les opérations logistiques. Pourquoi ? Et bien tout simplement car elles font face à une hausse non-négligeable de l’activité sur une période assez courte.

Une question se pose donc, comment faire face à des pics d’activité ? Quelles solutions sont envisageables. A quel coût pour l’entreprise ? Ce sont les questions auxquelles nous allons essayer de répondre ensemble aujourd’hui.

Crédit : Ashkan Forouzani @ashkfor121

Introduction aux pics saisonniers

Un pic est par définition une période (un jour, une semaine ou un mois…) où l’activité au sein d’une entreprise sera la plus haute par rapport au reste de l’année. Les causes de cette variation peuvent être multiples (fêtes religieuses, événements spécifiques…).

Ces périodes à forte intensité nécessitent plus de moyens humains, de matériel, mais aussi potentiellement de mètre carré. Une question se pose donc rapidement. Si cette hausse d’activité est momentanée, comment dois-je l’intégrer dans la conception de mon réseau ? Dois-je me dimensionner pour être capable de passer tous les flux en interne, où dois-je avoir recours à un support externalisé ?

Bien dimensionner son réseau pour passer les pics saisonniers

Le point de départ de toute votre stratégie doit d’abord passer par une réflexion autour du dimensionnement de votre réseau. Pour imager mes propos, prenons un exemple.

Imaginons que vous êtes un acteur du retail traitant avec son réseau à la fois des flux BtoB (réapprovisionnement de vos magasins) et des flux BtoC (commandes e-commerce). Vous constatez depuis 2 ans que votre flux BtoC augmente fortement. La surface de votre entrepôt central n’est aujourd’hui plus assez grande pour passer ces deux activités sans impacter sur votre taux de service…

En effet, il vous manque aujourd’hui de la place pour implanter l’ensemble de votre référentiel ainsi que de la capacité en matière de quais de chargement pour pouvoir expédier tous vos colis comme prévu. Vous courez donc le risque de créer de l’insatisfaction chez vos clients ainsi que des ruptures dans vos magasins !

Que faire donc ? Plusieurs solutions s’offrent à vous :

  1. Agrandir votre entrepôt existant
  2. Trouver une nouvelle surface plus grande et y migrer vos activités
  3. Garder votre réseau logistique tel qu’il est et plutôt recourir à un 3PL
  4. Flexibiliser votre réseau logistique plutôt que de l’agrandir en jouant sur vos accords RH

1°) Agrandir votre entrepôt

Si votre localisation et l’agencement de votre entrepôt vous le permettent, vous pouvez faire le choix d’agrandir celui-ci.

Cette opération risque de vous générer :

  • Des CAPEX à réaliser (investissements) : agrandir un entrepôt dans le cas où vous le posséder signifie des investissements complémentaires à consentir (construction du bâtiment, achat d’équipements supplémentaires…).
  • Une hausse de vos coûts fixes : les m² d’entrepôt vous coûtent tout un ensemble de charges fixes (électricité, taxes, chauffage etc…). Si vous augmentez la taille de votre réseau, mécaniquement vous aurez une hausse de vos charges fixes.
  • Une hausse de vos coûts variables : d’un point de vue purement opérationnel, plus vous aurez de surface plus vos équipes auront de temps de déplacements. Vous aurez potentiellement donc une hausse de certaines de vos heures consommées (temps de picking, temps de roulage / déplacement etc…). De manière générale, plus votre volume de commandes continuera à augmenter plus vos coûts variables seront à la hausse (car ils comprennent vos ETP > équivalents temps plein). Il vous sera néanmoins possible de mécaniser / automatiser certains flux. Cela contribuera à réduire / compacter vos coûts variables.
  • Une hausse du coût des amortissements : nous le disions ci-dessus, des CAPEX seront à consentir dans le cas où vous choisiriez d’agrandir vos surfaces. Chaque investissement étant amorti sur des durées qui dépendent de la typologie d’investissement que vous allez réaliser, il vous faudra intégrer dans votre business case des charges relatives aux annuités d’amortissement. Charges qui peuvent rallonger de manière conséquente votre retour sur investissement.
  • Des coûts one shot liés aux travaux : l’agrandissement de votre entrepôt peut vous générer des coûts relatifs à la co-activité des travaux et de votre activité. Ils sont à considérer même si normalement, ils ne seront pas démesurés.

Dans le cadre de votre stratégie logistique, l’agrandissement de votre entrepôt doit se justifier par une hausse des volumes sur les années à venir. Il sera clé de bien regarder l’impact de votre hausse des coûts fixes sur votre coût total à la pièce expédiée. Un surdimensionnement pourra être financièrement pénalisant pour la performance de vos opérations logistiques et plus généralement de l’entreprise. Cette solution est (selon moi) à choisir si vous avez une bonne visibilité sur les volumes des 5 années à venir et, un business case qui reste intéressant.

2°) Trouver une nouvelle surface plus grande et y migrer vos activités

Votre entrepôt actuel est trop petit pour vous permettre de gérer vos pics saisonniers… et le terrain attenant ne permet pas d’agrandir celui-ci. Une des solutions serait donc de chercher, avec l’aide d’un broker, un entrepôt sur la région qui vous permettra d’accompagner la croissance de vos activités où d’éventuelles réinternalisassion de volumes (Quelques acteurs spécialisés dans ce domaine : JLL, Prologis, CCL…).

  • Des CAPEX à réaliser (investissements) : un déménagement d’entrepôt nécessitera des CAPEX assez importants. Il vous faudra en effet potentiellement démonter les installations de votre entrepôt actuel et, réinstaller / compléter avec de nouveaux éléments l’entrepôt cible qui sera normalement plus grand (et donc plus gourmand en équipements).
  • Une hausse de vos coûts fixes : les m² d’entrepôt vous coûtent tout un ensemble de charges fixes (électricité, taxes, chauffage etc…). Si vous augmentez la taille de votre entrepôt, vous paierez mécaniquement un peu plus de charges.
  • Une hausse de vos coûts variables : nous le disions précédemment, si votre volume d’activité augmente, vous allez mécaniquement revoir à la hausse vos coûts variables. Ceci étant dit, il vous sera possible via une hausse de volumes, de mécaniser / automatiser certaines de vos étapes en entrepôt (la hausse de vos volumes permettant peut être de trouver un retour sur investissement plus intéressant). Ce recours à la mécanisation sera un levier pour contribuer à ne pas / pas trop augmenter vos coûts variables.
  • Une hausse du coût des amortissements : ce scénario sera générateur de modifications d’équipements (et donc de CAPEX). Là aussi, nous aurons donc à intégrer des charges liées aux amortissements. Charges qui peuvent rallonger de manière conséquente votre retour sur investissement.
  • Des coûts one shot liés aux travaux : là encore, un déménagement d’entrepôt vous générera un certain nombre de « one-off » (entendez par « one-off » des charges que vous ne sortirez qu’une fois). Ils seront potentiellement composés de charges relatives à la gestion du projet de déménagement et aux impacts sur l’activité logistique (dé productivité éventuelle, surcoûts de transport si les volumes de commandes sont produits ailleurs pendant un court laps de temps).

Encore une fois, ce scénario sera à privilégier si vous avez une bonne visibilité sur l’avenir en matière de volumes. Les investissements & perturbations opérationnelles que vont représenter un projet de ce type ne sauront être justifiés par des perspectives de croissance flat.

3°) Garder votre réseau logistique tel qu’il est et recourir à un 3PL pour externaliser votre flux e-commerce

Dans notre exemple de référence, l’entreprise fictive fait face à une hausse de volumes sur ses différents canaux de vente. La complexité de la situation réside dans le fait que ces augmentations vont venir accroître deux formats de préparation différents (du BtoB et du BtoC).

Pour faire face, une solution serait d’écrêter vos volumes qui ne passent pas lors des pics annuels en externalisant. Votre réseau actuel ayant une capacité définie, il serait possible de placer tout ou partie des volumes mettant en difficulté votre entrepôt chez un prestataire logistique.

Mais quel est l’impact d’un tel scénario sur la finance de votre entreprise :

  • Une limitation de la hausse vos coûts fixes : le modèle de facturation en prestation logistique fait que vous pourrez, avec certains prestataires, n’avoir aucune coût fixe (100% du coût de la prestation réalisée sera alors variabilisé). Pour autant, ce n’est pas la majorité des cas. Vous aurez en général une facturation mensuelle des m² consommés et de l’encadrement sous forme de forfait.
  • Une hausse de vos coûts variables : le fait de recourir à de la prestation logistique sera lié à un volume que vous ne savez / voulez passer en interne lors de vos pics. Comme pour vos propres opérations, traiter des volumes nécessite des heures et des équipements. On observe en général dans les modèles de tarification des prestataires un coût variable par étape du flux dont l’unité de mesure peut varier. Par exemple, vous retrouverez dans des modèles de flux stocké un coût pièce inboud (réception & contrôle qualité), un coût de stockage par emplacement utilisé et, un coût outbound au colis / à la palette (picking, packing et expédition). Ces coûts facturés par le prestataire intégreront généralement les ETP, les moyens de manutention ainsi que l’encadrement intermédiare sur entrepôt. Dans certains cas, les consommables peuvent soit directement être intégrés dedans où, facturés en variable en plus.
  • Des coûts one shot liés au démarrage de l’activité : toute contractualisation avec un prestataire logistique engendrera des frais de gestion de projet, d’interfaçage IT, de démarrage d’activité (perte de productivité relative à la courbe d’apprentissage des équipes sur le terrain).… Il faudra donc bien prendre en compte ceux-ci au risque de fausser le business case global de cette solution.

Le recours à la prestation logistique est généralement intéressant car, il permet de variabiliser une partie des coûts tout en évitant d’investir dans des CAPEX nécessaires à l’agrandissement de vos infrastructures logistiques. Mais le revers de la médaille est que vous ne maîtrisez plus directement l’exécution de vos flux.

4°) Flexibiliser votre réseau logistique plutôt que de l’agrandir (en interne comme en externe)

Dans le cas où vous auriez un différentiel important entre vos périodes de pics d’activité et votre période de creux, il peut être intéressant d’aller chercher de la flexibilité en interne plutôt que de se surdimensionner. Cette alternative sera intéressante uniquement si vous n’avez pas de problématique de saturation de vos surfaces (ex : pas assez de quais disponibles pour décharger).

Si vous avez une équipe de 40 CDI qui est occupée à 150% en période de pic d’activité et à 60% en période de creux, vous allez générer du recours à de l’intérim (ce qui peut vous coûter un peu plus). Deux leviers sont à votre disposition pour optimiser vos opérations logistiques :

  • Créer un deuxième ou troisième shift : bien que nécessitant de l’encadrement intermédiare disponible et, étant potentiellement inducteur d’une majoration des heures travaillées de nuit dans le cas d’un troisième shift, passer en 2/8 ou 3/8 pendant vos périodes de pics peut vous permettre (en le couplant avec de l’intérim) d’augmenter la capacité de production de votre entrepôt. Il vous faudra néanmoins vous assurer que vous avez à disposition tous les équipements nécessaires pour ce shift additionnel (chariots, terminaux mobiles, licences WMS….). Une hausse de vos coûts est donc quand même à anticiper.
  • Passer un accord de modulation des heures : les accords de modulation permettent d’adapter le rythme des équipes au volume d’activité de l’entreprise. Il vous sera par exemple possible sur des périodes de creux de fixer des journées de travail de 5 où 6h par jour et, de récupérer les heures pour vos périodes de pics. Le tout biensure sans aucune perte de salaire pour l’employé d’un mois à l’autre. L’intérêt pour l’enreprise est qu’elle n’aura pas à mobiliser de l’intérim en pic et, pourra limiter sa perte d’heures quand les volumes sont bas.

Ces deux dernières solutions ne seront intéressantes que dans des cas où le besoin se situe sur un volume d’heures travaillées. Si vous avez besoin de quais, de surface de stockage…. il faudra regarder une de solutions évoquées ci-avant.