Le WMS en milieu hospitalier, un outil répondant à de multiples besoins

Les hôpitaux sont de vraies petites villes. On y trouve une diversité de métiers, d’activités à coordonner et de stocks à gérer… En de nombreux points, sur le périmètre de la fonction logistique, ils ont des besoins similaires à ceux du secteur privé.

Très peu d’acteurs sont aujourd’hui en mesure de proposer une solution de pilotage de l’entrepôt à destination des acteurs de la santé. Nous vous proposons aujourd’hui, avec l’aide de KLS et des équipes du CHU d’Angers, de découvrir ensemble les spécificités d’un WMS en milieu hospitalier.

L’hôpital un écosystème logistique complet

Le monde hospitalier regroupe tout un ensemble de métiers, de spécialités et d’activités. En effet, il est courant de retrouver au sein d’un CHU une gestion hôtelière, des activités de restauration (pour les équipes et / ou les patients), des approvisionnements à piloter, des flux de blanchisseries pour le linge & les tenues des patients / soignants, des stocks avec des typologies de produits différentes…

C’est une petite ville qui fonctionne en continu et où l’on retrouve :

• Des unités fonctionnelles/unités de soins/blocs (ils sont l’épine dorsale de l’hôpital)
• Une plateforme logistique ou un magasin général qui est bien souvent en charge de l’approvisionnement, de la gestion des stocks et du réapprovisionnement des unités de soins pour tous les produits hors produits pharmaceutiques
• Une pharmacie centrale chargée de gérer la dispensation globale (réapprovisionnement des unités de soins sans passer par un système d’ordonnances) et une structure de pharmacies d’établissements chargées d’opérer en local
• Des implants logistiques/structures locales dans l’ensemble des unités des soins de la structure

Nota bene : l’organisation de cette fonction logistique diffère suivant les hôpitaux.

Au sein du CHU d’Angers par exemple, la Direction Approvisionnements et Logistique pilote tous les processus logistiques hors produits pharmaceutiques et réactifs de biologie. Gérald GASQUET, son directeur, nous explique :

« Le Direction Approvisionnements et Logistique pilote ici l’ensemble des approvisionnements du fournisseur externe jusqu’à la mise à disposition du produit dans les unités des soins. On a délesté les unités de soins de la logistique. C’est une des entités que j’anime qui est chargée de la logistique de proximité. Le dispositif comprend les référents logistiques dans les unités de soins, la logistique de proximité, la plateforme logistique ainsi que les transports et les approvisionnements. Au titre du transport dans le processus pharmaceutique, on intervient aussi sur l’aspect transport pour les dispositifs médicaux stériles sur la partie manutention & mise en stock dans certaines unités de soins “.

Gérald GASQUET, Directeur Approvisionnement et Logistique du CHU d’ANgers

Une complexité supplémentaire réside dans le scope très large des produits gérés:

“A la pharmacie, on va gérer des produits qui vont aller de médicaments comme le Doliprane en passant par des médicaments dérivés du sang ou encore des gants pour le personnel de l’hôpital. On peut être amené à fournir des unités où il y a des patients ainsi que des services de l’hôpital n’accueillant pas de patients”.

Françoise FERVAL, Pharmacienne sur le CHU d’Angers, en charge du circuit des produits de santé

En effet, on retrouve en pharmacie toute une variété de produits qui vont chacun nécessiter un suivi / traitement spécifique : les médicaments “lambdas”, les médicaments du sang (MDS), les dispositifs médicaux implantables (DMI). A cela vient s’ajouter tout un ensemble de stocks générés par le magasin général.

Principaux enjeux liés au déploiement d’un WMS en milieu hospitalier

Dans le cadre d’une activité hospitalière, le WMS va être attendu sur tout un ensemble de points clés par les équipes opérationnelles. Sur la base de l’expertise KLS, voici les fonctionnalités clés proposées par l’éditeur :

• Une capacité à gérer une pluralité de canaux de distribution : des demandes de réapprovisionnement peuvent être destinées à un autre site, à des unités fonctionnelles, à une pharmacie d’établissement ou encore à un patient directement. Autant de mailles de gestions différentes rendant un peu plus complexe l’exécution des flux au quotidien.

• La gestion des produits “Hors Stock” : les hôpitaux peuvent être amenés à gérer des produits à la commande, sans stock en local, du fait de la valeur, du volume de stockage ou de la spécificité du produit.

• L’intégration des préconisations des commandes à réaliser dans le WMS : dans le secteur de la santé, le WMS va être amené à gérer lui-même la fourniture de préconisations de réapprovisionnements (cette fonctionnalité sera gérée dans l’ERP dans d’autres secteurs d’activités). Gérald GASQUET nous explique :“Ce qui est aussi intéressant au niveau des approvisionnements par rapport à des systèmes plus classiques ou aux GEF (Gestion Économique et Financière : équivalent des ERP en milieu hospitalier), c’est qu’avec le WMS nous avons un vrai module d’approvisionnement et des regroupements des livraisons différenciées en fonction des produits. C’est assez souple et ça répond vraiment à la mise en œuvre de nos politiques d’approvisionnements”.

• Une gestion de la demande intégrée au WMS :  les acteurs de la logistique fonctionnent bien souvent avec de nombreux systèmes qui interagissent entre eux. KLS propose un pilotage de la demande interne directement dans le WMS. L’outil est capable de gérer toute une finesse de maillage en intégrant des demandes globales tout autant que des demandes nominatives. Gérald GASQUET nous confie : « Un des avantages de KLS également, ce sont les latitudes permises par le WMS. A un moment, le logiciel va nous permettre d’avoir des historiques de consommations pour faire des préconisations mais si on le souhaite on peut prendre la main en manuel. Cela a été important dans le cadre du COVID, car à ce moment-là, nos référentiels ont évolué très vite et les consommations ont explosé sur certains produits. On a donc eu la chance de pouvoir se recaler rapidement”.

• La capacité de gérer la sérialisation des produits en réception : depuis 2019 et la mise en application de la directive européenne 2011/62/UE visant à lutter contre la falsification des médicaments, il est imposé aux structures de santé de vérifier l’authenticité de chaque boîte de médicament. Le module embarqué par KLS permet, grâce à une interface avec les serveurs des autorités européennes, de comparer le numéro de série et de vérifier que celui-ci est bien attendu (par exemple au CHU d’Angers). En cas de numéro de série erroné ou d’erreur de livraison, le système va remonter une alerte et empêchera la dispensation du médicament (ex : une boîte qui aurait dû être livrée au CHU de Lille par le fabricant et qui se retrouve à Angers).

• Une gestion poussée de la traçabilité au sein de l’hôpital : le premier besoin inhérent au monde de la santé est relatif à la traçabilité des produits. Ainsi, comme nous l’explique Françoise FERVAL, “Tout ce qui a trait à la traçabilité c’est vraiment clé. En fait, tout ce qui peut garantir le suivi du circuit d’un produit de santé.  On peut tracer les contenants en disant ce médicament a été dans telle glacière, cette glacière dans ce roll et ce roll dans cet endroit-là. On peut avoir des traçabilités contradictoires. Si on arrive dans une unité et que ce n’est pas là qu’on l’attend, on peut avoir un message d’erreur”. En complément de cette traçabilité produit, le WMS va être aussi en mesure de tracer / remonter des informations clé relatives à la consommation du produit qui viendront alimenter la partie facturation et remboursement des soins.

• Une gestion spécifique des DMI : les dispositifs médicaux implantables (ex : prothèses) nécessitent un suivi spécifique et particulièrement rigoureux. Le module du WMS permet une gestion de l’ensemble de la chaîne jusqu’au patient afin de remonter toutes les informations légales nécessaires aux équipes hospitalières. Il permet également de gérer les dépôts / ventes associés à ses produits.

• La robustesse du module de gestion des stocks : du fait des volumes de stocks brassés sur une année fiscale et de la forte variabilité des coûts unitaires des produits stockés, il est clé pour un CHU de disposer d’un module de gestion des stocks fiable et robuste qui sera certifié par les commissaires aux comptes dans le cadre de la vérification des processus d’inventaires.

Aujourd’hui, la solution KLS compte parmi les solutions leaders du marché. Comme nous l’explique le Directeur Commercial de KLS Group :

« Les modules que nous proposons aujourd’hui sont le fruit d’un travail sur le long terme avec les hôpitaux. Les CHU ont exposé leurs besoins et nous avons développé des modules qui permettent maintenant une harmonisation des pratiques entre les CH utilisant la solution de KLS “

Thomas TSCHINSCHANG, Directeur Commercial chez KLS Group

KLS, une gestion spécifique des projet WMS santé

Au sein de KLS, une équipe dédiée est chargée de la conduite des projets WMS dans le domaine de la santé.

La complexité de ces déploiements réside dans trois principaux points :

• La pluralité des métiers impactés
• Le nombre d’outils IT connexes dans le secteur hospitalier (il arrive que le périmètre d’un ERP soit splitté sur 5, 10 systèmes ayant chacun un rôle bien spécifique)
• L’éclatement du référentiel de données entre les différentes briques du SI

Le large scope que nous évoquions en introduction de cet article fait qu’il est nécessaire d’anticiper une période d’analyse fonctionnelle plus longue que sur certains secteurs privés ayant un périmètre plus restreint.  Il sera donc nécessaire de prendre en compte l’ensemble des métiers impactés par le changement de WMS et de bien dimensionner le dispositif d’accompagnement au déploiement.

Concernant maintenant la problématique relative à la pluralité des outils en fonctionnement au sein des structures de santé, KLS a développé une EAI dans son application. Elle permet ainsi de gérer / créer les interfaces entre les systèmes plus facilement. Le principal point dur restant est qu’il y a encore peu de formats standards même si cela tend à se développer (Ex : format HL7, XML…).

Le sujet de l’éclatement du référentiel sera quant à lui adressé en repensant le positionnement du WMS de manière à ce qu’il soit le point de convergence de l’ensemble des données. La finalité étant, par la centralisation, de limiter au maximum la ressaisie et le contrôle.

Logistique 4.0 et santé, où en sommes-nous ?

Comme les autres acteurs du monde de la logistique, les structures de santé se robotisent et se mécanisent au fil des années. 

Thomas TSCHINSCHANG nous donne sa vision de l’état d’avancement de ces chantiers :

 “Aujourd’hui, nous sommes plus au 3.0 qu’au 4.0. La particularité de KLS est que nous avons un module WCS intégré dans notre WMS. On est capable de s’interfacer et ou de piloter directement ces outils. 

En CHU, nous allons retrouver : 

– des robots de préparation globale (à la boîte) afin de livrer des établissements de pharmacie (dispensation globale), 

– des robots nominatifs qui vont préparer les médicaments à la prescription. Ils vont ensacher la prescription demandée.

Ensuite, là où les prescriptions seront envoyées à l’unité de soin où sont le / les patients. Un AGV aura pour mission d’acheminer les éléments. Ces prescriptions seront ensuite mises dans une armoire de dispensation sécurisée. 

Dans ces processus automatisés, on va vérifier également les points de passage. Quand l ‘infirmière ou le cadre de soin va vouloir sortir une prescription ou une boîte, il devra au préalable bien indiquer l’usage. La robotisation est quotidienne dans le domaine de la santé. Bien-sûr, il y a une notion de moyens”.

THOMAS TSCHINSCHANG, DIRECTEUR COMMERCIAL CHEZ KLS GROUP

Les premières mécanisations ont commencé avec des stockeurs rotatifs de type Kardex en pharmacie. Ils permettent de compacter le stock, d’isoler les produits de la lumière et de la poussière. C’est un confort en termes de gestion.

“Le fait que le WMS de KLS soit ouvert à un interfaçage avec des solutions d’automatisation / robotisation a fait partie de nos critères de choix, car on sait que nos modes de stockage vont évoluer. Mais pour l’instant, on est sur un mode de stockage très linéaire sans robotisation, automatisation. “ indique Françoise FERVAL

Bien que très dépendant des budgets alloués aux hôpitaux, on observe pour les grosses structures un recours accru à des solutions de ce type. Sur ces dernières années, la même dynamique s’enclenche au compte-goutte pour des structures avec un peu moins de lits. 

Mes remerciements pour le temps accordé dans le cadre de la préparation de cette publication aux équipes du CHU d’Angers (Françoise FERVAL – Pharmacienne sur le CHU d’Angers, en charge du circuit des produits de santé et Gérald GASQUET – Directeur Approvisionnement et Logistique du CHU d’Angers) ainsi qu’à Thomas TSCHINSCHANG, Directeur Commercial chez KLS Group.